La guida definitiva per delegare in modo efficace

La guida definitiva per delegare in modo efficace (senza essere uno stronzo).

Dopo aver letto il seguente articolo, sarai in grado di valutare le tue capacità di delega ed avrai appreso come diventare un leader più potente.

In quanto leader di buon cuore ed empatici, i Sensitive Strivers tendono ad essere riluttanti a chiedere aiuto o delegare ad altri. Molti sentono che è loro dovere proteggere il tempo e l’energia della loro squadra, caricandosi quindi di eccessive responsabilità.

Come persone che piacciono, i Sensitive Strivers sono preoccupati tanto per le persone che non li apprezzano quanto per quelle che si arrabbiano e si risentono per le richieste di delega.

  • “So che dovrei chiedere aiuto, ma non voglio essere invadente.”
  • “La mia squadra ha già abbastanza da fare”.
  • “Odio chiedere alle persone di fare cose.”

Queste sono sono alcune tra le risposte che sento pronunciare loro non appena gli viene chiesto del perché siano resistenti a delegare.

Ti Suona familiare?
Se è così, allora La guida definitiva per delegare in modo efficace (senza essere uno stronzo) ti tornerà senz’altro utile!

Sotto le migliori intenzioni possono nascondersi diverse paure. Queste paure potrebbero inconsapevolmente impedire a te e al tuo team di raggiungere il pieno potenziale e di avere un impatto maggiore.

Le paure più comuni sulla delega

Supponendo che tu abbia le persone, le risorse e l’autorità per delegare, allora ci sono alcune paure comuni che potrebbero intralciarti.

  • Perdita di controllo. Potresti inveire contro l’idea di lasciar andare il controllo, operando con l’idea “Se vuoi che qualcosa sia fatto bene, fallo da solo”.
  • Perfezionismo. Un cugino stretto della perdita di controllo, il perfezionismo può anche impedirti di delegare. Ti tieni a standard così elevati (leggi: irrealistici) che sono impossibili da raggiungere per te o per chiunque altro.
  • Paura di sbagliare. Se deleghi e il progetto va a rotoli, cosa significherà per te e le tue capacità? Ti preoccupi che gli errori riveleranno le tue carenze come manager e come persona.
  • Sindrome dell’impostore. Forse la paura più grande che sento è associata alla sindrome dell’impostore , la sensazione di essere un falso o un truffatore. “Non voglio che la gente pensi che non posso fare il mio lavoro. Delegare non farà sembrare che non sono disposto a rimboccarmi le maniche e fare il lavoro?
  • Voglia di piacere. Vuoi essere il manager “bello”. Ti sforzi di mantenere la pace e rendere tutti felici, e quindi sei nervoso nel delegare i compiti perché temi che la tua squadra si arrabbierà o che sorgeranno conflitti.
  • Tempo in eccesso. Sei già abbastanza impegnato così com’è. Sei preoccupato che dover addestrare qualcun altro richieda ancora di più della tua larghezza di banda già limitata.
  • Brutte esperienze. Forse hai lavorato per un manager che ha delegato male, troppo o troppo poco. O forse hai provato a delegare un po’, e le cose sono andate male velocemente.

Ognuna di queste paure è convincente perché contiene un briciolo di verità.

Ad esempio, anche se può essere vero che la delega richiede un investimento iniziale in termini di tempo, alla fine espande in modo sproporzionato la produttività del team e consente di risparmiare tempo a lungo termine.

Ancora più importante, c’è una grande differenza tra scaricare semplicemente un’attività che non si desidera svolgere e delegare il lavoro in modo potenziante.

Per farlo è necessario ridefinire cosa significhi delegare e cosa significhi invece scaricare il lavoro su qualcuno, al fine di fornire un quadro chiaro della situazione.

Potrai infine aiutare il tuo team ad assumersi maggiori responsabilità in modo che tutti, incluso te, possano essere più produttivi.

La guida definitiva per delegare in modo efficace:

A. I 10 segni che devi delegare di più

La guida definitiva per delegare in modo efficace

La delega richiede lavoro. A volte richiede conversazioni difficili o navigazione politica, nessuna delle quali è la preferita di un Sensitive Striver. Ecco perché è facile convincersi che la delega è un “bello da avere” e non un requisito necessario.

Ma ecco alcuni segnali che la delega è diventata un’abilità non negoziabile da imparare:

  • Trascorri quasi tutto il tuo tempo in “modalità reattiva”, spegnendo incendi o rispondendo alle richieste.
  • Non hai tempo per la riflessione o il pensiero generale.
  • Trovi che un lavoro importante cada nel dimenticatoio.
  • Lavori molte ore cercando di tenere il passo con il tuo carico di lavoro, comprese le notti e i fine settimana.
  • Ti senti stressato perché non sei mai in grado di tenere il passo.
  • Sei la persona giusta per tutto e, quindi, un collo di bottiglia.
  • Non puoi prenderti un giorno libero perché il lavoro si fermerebbe senza di te.
  • Senti un senso di responsabilità smisurata per essere il collante che “tiene insieme la squadra”.
  • Il tuo team ha fame di imparare e spesso viene da te chiedendoti cosa possono fare di più.
  • Sei un candidato per una promozione ma ti è stato detto che devi essere più strategico.

Hai annuito con la testa? Allora è il momento di fare un cambiamento e delegare in modo più efficace.

La guida definitiva per delegare in modo efficace:

B. Come delegare al lavoro

1. Cambia la tua mentalità

Come per la maggior parte delle cose, diventare un delegante migliore al lavoro inizia dall’interno, spostando prima le tue convinzioni.

Quando i clienti lavorano con me per migliorare le loro capacità di delega, la prima realizzazione è che la delega non è una punizione. Piuttosto, è un’opportunità per il tuo team e i tuoi colleghi di apprendere, crescere e acquisire nuove abilità e competenze.

Pensaci. Probabilmente puoi indicare casi nella tua carriera in cui un leader che delega ha portato a una maggiore visibilità , autorità e avanzamento per te. Non privare il tuo team e i tuoi colleghi della stessa opportunità.

Devi credere profondamente che la delega riguardi l’empowerment e inquadrarla agli altri come tale. Se pensano che stai semplicemente scaricando loro un lavoro spiacevole, non saranno motivati.

2. Assumiti la responsabilità per cambiare le tue cattive abitudini

Come Sensitive Striver, puoi fare affidamento su di te per seguire, mantenere la parola data e rispettare le scadenze. Queste sono qualità estremamente ammirevoli che ti rendono un leader potente ed empatico.

Ma potresti anche cadere nell’abitudine di sovraccaricarti. Questo significa assumersi una responsabilità che non è tua e che appartiene davvero a qualcun altro. Come qualcuno che agisce in modo eccessivo, operi con la preoccupazione che se non fai tu qualcosa, nessun altro lo farà.

Al di là dell’esaurimento, uno dei più grandi problemi con l’eccesso di funzionamento è che si crea una dinamica malsana che mette la tua squadra e colleghi in underfunction (sottofunzionamento).

Quando ti assumi la responsabilità di “aggiustare” situazioni, salvare altre persone o assorbire in altro modo il lavoro, queste non devono fare la loro parte, il che può essere frustrante nel migliore dei casi e dannoso nel peggiore dei casi.

3. Capire cosa deve andare

Per una settimana, tieni traccia del tuo tempo. Documenta le attività che svolgi e ciò che ti dà energia rispetto a ciò che la toglie.

Chiediti al momento se questo è il modo migliore per spendere il tuo tempo e cosa faresti se non fossi disponibile per completare questo compito: come lo faresti? Questo può aiutarti a darti un’idea iniziale delle attività che sarebbe utile delegare.

I compiti che sono ottimi candidati per la delega includono quelli di tipo:

  • Amministrativo, noioso e richiede molto tempo
  • Processi ripetibili, semplici e insegnabili
  • Compiti per cui qualcun altro ha un set di abilità speciali

4. Invita le persone al processo

La paura di piacere alle persone ti convince che la delega è una cosa negativa perché il tuo team e i tuoi colleghi ne saranno risentiti.

Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità se ti avvicini correttamente alla delega. Lo fai avvicinandoti alla delegazione in modo assertivo, cioè come una partnership e una collaborazione bilanciate con una direzione chiara, piuttosto che aggressivamente, come comandamenti a senso unico e dall’alto verso il basso.

Invita le persone a partecipare al processo comprendendo innanzitutto quale lavoro amano svolgere e in che modo sono motivate a crescere.

Questo ti aiuta ad abbinare le attività ai punti di forza di una persona. Inoltre, considera di chiedere al tuo team di proporre idee su cosa possono togliere dal tuo piatto.

Molti dei miei clienti sono molto sorpresi da ciò che i loro dipendenti escogitano, o perché non si sono resi conto che qualcuno avrebbe voluto svolgere quel compito o perché il loro membro del team propone qualcosa a cui non avevano pensato.

5. Inizia in piccolo

La delega non è abdicazione. La guida definitiva per delegare in modo efficace è una ricetta per non riuscire a pensare di poter consegnare completamente un progetto in un colpo solo.

Invece, concentrati sul potenziamento delle competenze e sulla transizione delle attività in alcune parti.

Questo crea fiducia perché vedi che i membri del tuo team possono fare il loro lavoro e crea fiducia in loro perché costruiscono competenze che possono padroneggiare (e di conseguenza ti rendono felice).

6. Allenati in modo efficiente

La delega richiede tempo all’inizio. Va bene perché puoi rendere la formazione più efficiente formando le persone in tempo reale mentre lavori sull’attività.

Per esempio:

  • Chiedi alla persona di seguirti mentre completi l’attività e di creare una procedura operativa standard basata sui passaggi che segui.
  • Registra un breve video in cui completi l’attività e salvalo in una libreria per riferimento futuro.
  • Mantieni l’orario di ufficio in cui ti rendi disponibile per 30-60 minuti per fornire istruzioni sul posto.

7. Costruisci checkpoint

Man mano che aumenti, imposta checkpoint ogni settimana o due settimane per controllare i progressi della persona e fornire supporto per domande e feedback.

Allenali. Chiedi alla persona di rispondere a domande aperte sul ragionamento e sull’approccio al completamento del lavoro.

Ad esempio:

  • Come sei arrivato a quella decisione?
  • Cosa ha influenzato la tua scelta di X?
  • Quando hai incontrato delle battute d’arresto, come le hai superate?

8. Conosci il tuo ruolo

Il tuo compito è definire il “cosa” e il “perché” del progetto.

Il risultato o consegnabile (il cosa) e lo scopo, l’intento o il contesto sul perché è importante ed è importante (il perché). Devi essere chiarissimo sulle tue aspettative, i criteri per il successo e i limiti in anticipo.

Mentre condividi ancora la responsabilità finale per i compiti che deleghi, dai alla persona piena autorità per definire il “come”. Potrebbe essere simile a come raggiungi l’obiettivo finale o diverso.

Lascia andare la microgestione perché non importa come viene eseguita una cosa, purché il prodotto finale soddisfi le aspettative.

È molto più importante che il tuo team o il tuo collega si sentano titolari e autonomi. Hanno bisogno di scoprire il modo migliore per seguire da soli.

9. Mettiti comodo con il feedback

Dare e ricevere feedback è difficile per i Sensitive Strivers perché a volte tendi a prendere a cuore le critiche. Tuttavia, la tua sensibilità ti dà anche il dono di essere gentile, premuroso, compassionevole, empatico e apprezzare ciò che manca agli altri, il che ti rende particolarmente abile nel motivare gli altri e nel comunicare in modo trasparente.

Sfrutta questi punti di forza per fornire feedback costruttivi regolari sui miglioramenti e sulle nuove aree di crescita.

Una delle mie tecniche preferite è inquadrare il feedback in termini di:

  • Cosa sta andando bene
  • Cosa potrebbe essere ancora migliore.

Non dimenticare di essere generoso con le lodi. Tutti vogliono sapere che stanno facendo un buon lavoro, incluse le persone a cui stai delegando.

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La guida definitiva per delegare in modo efficace

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Emanuele

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